关于加强报销规范化管理的通知

                             签发：

各施工项目全体人员：

为了进一步加强项目管理，严肃财经纪律，更好地控制好各项成本费用的支出，经公司决定，现对费用报销管理规范如下，现印发给你们，请遵照执行。！

北京建安华鑫建设工程有限公司

一．物资采购、机械租赁

1、物资采购由项目物资部门统一办理，经项目经理批准，财务部门依据经审核合规的正式发票，由项目财务部提交钉钉付款申请，由公司财务部办理银行转账支付手续。

2、大项开销要签订采购、租赁合同，附供应方资质文件，提交钉钉审批申请。

二．业务招待费

1、该费用主要包括餐费（食品、水果）、烟、酒、茶、礼金等。

2、严格按照文件要求执行，业务招待活动必须“先审后办，超标待审”，所有业务招待活动未经批准不得擅自安排。负责接待的部门或个人应严格履行审批程序，事前提出接待活动安排申请和费用预算，实行一事一报。

3、业务招待费属变动成本，可控性较灵活，在标准不太好控制执行时，应尽量减少招待次数，以达到降低非生产性成本，节流增效的目标。原则上不允许在外进行招待，尽量安排在食堂招待，因特殊情况确实需要外出招待的，招待前须向项目经理汇报，说明招待对象及人数，经项目经理批准后方可招待。招待完后应立即办理报账手续，实行一次招待一次报销，不可累积多次招待费一起报销。

4、涉及礼品赠送的，须报项目经理审批，由办公室统一经办。

5、原则上取消日常业务招待用烟，如出外办事确定需要，提前报分管领导审批（成条需项目经理审批），由办公室统一进行采购和发放。

三．办公用品、日用品、劳保用品等

1、主要包括办公用纸、笔墨、打印机、办公桌椅、文件柜、桶装水、生活杂物及物品、工作服装等。上述物品由办公室统一采购和发放，并做好办公用品领用登记工作。需要人先写出书面申请，经项目经理批准后交给办公室进行采购，办公室在收到申请后安排时间办理。办公室进行报销时，要向财务部门提供与发票内容相符的采购申请批准单。

四．交通费、车辆维修保养费和汽油费

1、交通费，员工因公外出办事，在市内的，原则上由办公室安排车辆接送，确定安排不了时，如紧急事件经分管领导同意后，才可以乘座出租车辆。

2、其中出租车费发票不得出现连票。夜间的出租车票，原则上不给予报销，如有特殊情况请说明。

3、外来人员的住宿由办公室统一办理及报销，项目部其他人员禁止报销住宿费用。

5、车辆维修保养费，发票附保养维修清单。

五．职工福利费

1、食堂伙食费

项目部安排专人进行买菜，采购员每周要将经炊事员签字确认后的采购清单交给办公室负责人审核，办公室负责人要对价格合理性审核，看看是否存在比市场价高的情况等等，经核实无误后签字确认。月末时财务部门核算采购清单核算伙食费是否符合项目标准。

2、水电、燃气费：负责人员及时取得相关发票，再由办公室统一缴费。

六．报销发票的相关要求和规定

1、发票抬头统一开具：“北京建安华鑫建设工程有限公司”，专票依据开票信息填写，普票必须填写 纳税人识别号，否则不予报销。

2、发票的内容必须要填写物品的详细名称、单价和数量，计量单位要填写标准计量单位。因采购的物品样式比较多确实不能在发票上一一写明的，应附销售方提供的详细清单。对报销人提供的内容为商品一批、办公用品一批、日用品一批、食品一批、汽车保养一次等模糊不清的，并且不能提供有效明细清单的发票不予以报销。

3、报销人提供的发票，其发票内容与实际经济事项必须要一致。报销应遵循谁经手谁报销的原则，一般情况下不得由他人代报。经办人要对发票的真实性负责。

4、发票主要包括在购销商品、接受服务以及从事其他经营活动中，取得的由税务机关监制的发票，以及由财政部门监制的国家机关、事业单位或社会团体提供的收费票据和军队等其他收费票据。资金往来结算收据仅作为收款单位向付款单位或个人出具的收到款项的凭证，不得作为报销凭证。

    5、定额发票：有盖发票专用章方有效，除停车费、快递费发票以外，其他定额发票禁止使用。

6、发票上收款单位名称与发票专用章上的名称必须吻合，如不吻合，认定为假发票。

七．费用报销的流程和报销时间规定

   1、报销流程：填好费用报销单－粘贴票据—→部门负责人核对签字—→财务部出纳审核、负责人签字—→项目经理审批和签字—→交至财务部出纳办理支付手续—→实际领款人签字（请报销人收到款项后自觉到财务部签字，否则下次报销支付时间将相对延后）

2、实行“多次报销单次付款制”，上班时间有票及时报销，支付报销款的时间由财务负责人统一安排，报销金额小于500的两天内支付。本周发生的费用要在本周报销完毕，发票报销的有效期为15天（以发票日期为准）。如不能在规定的时间内报销，请说明和登记情况；如发票过15天期限，又未说明情况的，则不再予以报销。

八．其他

   1、次月10号前财务部负责统计上月个人报销费用情况，并就较大影响到日常成本的事项作出分析。

2、由于特殊情况未取得正规发票，可先由销售单位开具收款收据及清单，再做以下处理：①、金额较小在一千元以下（含一千）的，可另行找可开具相关发票的机构开具发票，按报销程序报销。②、金额较大在两千元以上（不含两千）的，将相关业务事项列表注明各详细，交至财务部，由财务部与项目经理等领导班子商量后再做处理。

3、本通知由财务部、办公室负责解释。

4、本通知自发布之日起执行。